จัดการภาษีและบัญชีง่ายขึ้น! สิ่งที่ควรรู้เมื่อเลือกเช่าคอมพิวเตอร์สำหรับองค์กร

การลงทุนในคอมพิวเตอร์เป็นเรื่องจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจในยุคดิจิทัล แต่แทนที่จะซื้อเครื่องใหม่ทั้งหมด หลายบริษัทหันมาเลือก เช่าหรือเช่าซื้อคอมพิวเตอร์ ซึ่งนอกจากช่วยลดภาระเงินลงทุนแล้ว ยังมีข้อดีด้าน ภาษีและการจัดการบัญชี ที่ผู้ประกอบการควรรู้ เพื่อให้การบริหารเงินและภาษีของบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่น

1. การเช่าคอมพิวเตอร์และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)

เมื่อบริษัทเลือกเช่าคอมพิวเตอร์ มีเรื่องภาษีสำคัญที่ต้องเข้าใจ

- ผู้เช่ามีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อจ่ายค่าเช่าให้กับผู้ให้เช่าที่เป็น บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล

- อัตราการหักภาษี ตามประมวลรัษฎากรคือ 5% ของค่าเช่าทั้งหมด ตามมาตรา 40(5) และ 3 เตรส

- การนำส่งภาษี ผู้เช่าต้องนำส่งภาษีที่หักไว้ให้กรมสรรพากร ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป จากเดือนที่จ่ายค่าเช่า ไม่ว่าจะยอดเงินมากหรือน้อย

ข้อดีของการเช่าคือทำให้ธุรกิจสามารถ วางแผนกระแสเงินสดได้ง่าย และเมื่อจ่ายค่าเช่าไปแล้ว สามารถหักภาษี ณ ที่จ่ายได้ตามกฎหมาย ทำให้จัดการบัญชีและภาษีได้สะดวก

2. การเช่าซื้อคอมพิวเตอร์และดอกเบี้ยเช่าซื้อ

การเช่าซื้อคอมพิวเตอร์เป็นอีกทางเลือกที่ช่วยให้บริษัทมีคอมพิวเตอร์เป็นทรัพย์สินของบริษัทในที่สุด

- ดอกเบี้ยที่จ่ายในสัญญาเช่าซื้อถือเป็นค่าใช้จ่าย สามารถนำไปหักในการคำนวณกำไรสุทธิได้ตามงวดของสัญญา

- การหักดอกเบี้ยต้อง เฉลี่ยตามระยะเวลาของสัญญา ซึ่งช่วยให้การคำนวณภาษีถูกต้องและเป็นไปตามหลักเกณฑ์

- ไม่จำเป็นต้องนำดอกเบี้ยมาบวกกลับในทางภาษี เพราะดอกเบี้ยถือเป็น ค่าใช้จ่ายที่หักได้จริง การปรับปรุงกำไรสุทธิเป็นเรื่องภายในของกิจการ แต่ทางภาษีถือว่าหักตามงวดที่เกิดขึ้น

การเช่าซื้อช่วยให้บริษัท กระจายค่าใช้จ่ายออกเป็นงวด ทำให้สามารถบริหารงบประมาณและภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

- หากผู้ให้เช่ามีรายได้รวมจากการให้บริการเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี จะต้องจดทะเบียน ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%

- ลูกค้าจะต้องชำระค่าเช่าพร้อม VAT และสามารถนำไปบันทึกเป็น ค่าใช้จ่ายพร้อม VAT สำหรับการคำนวณกำไรสุทธิ

การเข้าใจเรื่อง VAT ช่วยให้บริษัท วางแผนค่าใช้จ่ายได้ถูกต้อง และไม่เกิดปัญหาเรื่องการเรียกเก็บหรือยื่นภาษีต่อกรมสรรพากร

4. การเฉลี่ยรายได้ล่วงหน้า

สำหรับผู้ให้เช่าที่เป็น นิติบุคคล หากได้รับค่าเช่าล่วงหน้าหลายปี ต้องนำมาบันทึกเป็นรายได้ ตามเกณฑ์สิทธิ (accrual basis) เฉลี่ยเป็นรายได้ของแต่ละปีตามจำนวนปีของสัญญา
สำหรับผู้ให้เช่าที่เป็น บุคคลธรรมดา จะเสียภาษีตามปีที่ได้รับเงิน (cash basis) เว้นแต่เลือกเสียภาษีแบบตามงวดของสัญญา

ความเข้าใจในเรื่องนี้ช่วยให้ผู้เช่าสามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้และการบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง

5. ประโยชน์หลักของการเช่าหรือเช่าซื้อคอมพิวเตอร์ทางภาษี

- ประหยัดเงินลงทุนเริ่มต้น ไม่ต้องซื้อเครื่องทั้งหมดทีเดียว

- ลดความเสี่ยงทางเทคโนโลยีล้าสมัย เพราะสามารถอัปเกรดหรือเปลี่ยนเครื่องตามสัญญา

- บริหารบัญชีและภาษีง่ายขึ้น ทั้งการหักค่าใช้จ่าย ดอกเบี้ย และ VAT

- เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการเงินสด ด้วยค่าใช้จ่ายต่อเดือนหรือปีที่ชัดเจน

การเลือกเช่า หรือเช่าซื้อคอมพิวเตอร์สำหรับบริษัทไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจ มีเครื่องมือทำงานทันสมัย แต่ยังช่วยให้การ จัดการภาษีและบัญชีง่ายขึ้น ถูกต้องตามกฎหมาย และคุ้มค่าทางการเงิน สำหรับทุกองค์กร